23 06 2016

تقنيات متطورة لزيادة كفاءة وفاعلية العمل والمشاركة بين الموظفين والمراجعين

حمادة: «المالية» أول جهة حكومية تستخدم التوقيع الرسمي للمراسلات والوثائق الرسمية

نجاح الوزارة دفع جهات حكومية أخرى لطلب النموذج الرقمي وتطبيقه

تداولت كبرى الشركات العالمية في مجال التكنولوجيا قصة نجاح وزارة المالية في تحولها للعمل الرقمي خلال فترة وجيزة لتصبح من أوليات الوزارات الحكومية في منطقة الخليج تعمل وتطبق نظام المراسلات الإلكترونية في جميع معاملاتها.

وتأتي هذه الخطوة من منطلق حرص وزارة المالية على زيادة كفاءة وفاعلية وتحسين أسلوب المشاركة في العمل الحكومي، وهو ما تمخض عنه حصول نظام مراسلات وزارة المالية على المركز الثاني بجائزة الكويت للمحتوى الإلكتروني خلال 2016، وقد لاقى ايضا نجاحا عند عرضه في معرض جايتكس بدولة الامارات العربية المتحدة. ونشرت شركة مايكروسوفت العالمية في موقعها الرئيسي قصة نجاح وزارة المالية بعنوان «تحول مؤسسة حكومية للعمل الرقمي لزيادة الكفاءة والفعالية وتحسين أسلوب المشاركة والعمل، حيث ذكرت ان وزارة المالية قامت بعمل نظام مبني على تقنيات مايكروسوفت من أجل ميكنة أعمال المراسلات في الوزارة، وذلك بعد الاطلاع على الشركات الرائدة في هذا المجال واختارت الوزارة أن تقوم بتطوير هذا النظام داخليا باستخدام تقنيات مايكروسوفت. وأشارت شركة مايكروسوفت بناء على تصريح وكيل وزارة المالية خليفة حمادة حينما قال: «ان وزارة المالية هي أول جهة حكومية بالكويت وربما على مستوى دول الخليج العربي تبدأ باستخدام التوقيع الرقمي للمراسلات والوثائق الرسمية وكان لنجاح النظام بهذا الشكل ان قامت العديد من الجهات الحكومية في الكويت بطلبه لتطبيقه لديها».

وصرح الوكيل المساعد لشؤون المحاسبة العامة عبدالغفار عقيل العوضي «بأن هذا النظام قد قام بإحداث نقلة نوعية في أسلوب وكفاءة إدارة تداول الوثائق داخل الوزارة، وسهل سبل تعامل المسؤولين بمتابعة مراسلاتهم».

كما قال مدير إدارة مركز المعلومات الآلي احمد الرشيدي: «ان النظام الذي تم تطويره داخليا يعمل على مختلف البيئات والأجهزة Windows, iOS, Android بالتكامل مع Office 365، وهو ما جعل من التعامل مع النظام واعتماد الوثائق سهلا من أي مكان بالعالم بأي وقت». وجاءت تفاصيل قصة نجاح وزارة المالية على النحو التالي: وعندما قررت وزارة المالية رقمنة عمليات المراسلات والتوقيع الورقية، دعت عددا قليلا من الشركات الرائدة في مجال التكنولوجيا لتقديم مقترحات من أجل إيجاد حل للشركات للمحتوى والإدارة. واقترح فريق حساب Microsoft بنية تحتية هجينة تجمع بين خادم مايكروسوفت شير 2013 على أماكن العمل، وكان الهدف ليس فقط لمعالجة رغبة الوزارة في إدارة الوثائق أكثر كفاءة، ولكن أيضا لتلبية العديد من احتياجات المؤسسة التجارية والإنتاجية الأخرى.

وساعدت خدمات Microsoft في تصميم وإنشاء وتنفيذ البنية الأساسية المختلطة من أجل افضل الحلول. وقام فريق من وزارة من المطورين ومصممي الغرافيك ببناء تطبيق مخصص من SharePoint Server لرقمنة المراسلات الورقية وتمكين التواقيع الرقمية.

وبدأت الوزارة باستخدام سكايب للأعمال التجارية عبر الإنترنت، وترقية كل أجهزة الحكومة لتشغيل نظام التشغيل ويندوز 10.

وكان واحدا من الاعتبارات الأساسية لاختيار الحل الجديد التنقل، وفقا لأحمد الرشيدي، مدير وزارة المالية مركز تكنولوجيا المعلومات، حيث قال: ان وزير المالية والوكيل خليفة حمادة كانا مهتمين بهذا التحول التكنولوجي خاصة انتقال بيئة الأعمال عبر الأجهزة النقالة، وذلك لطبيعة أعمالهم التي تتطلب التواجد خارج مكاتبهم، ولعدم تأخير المراسلات والانتظار حتى العودة إلى مكاتبهم كان لهذا النظام والتحول الرقمي أهمية كبرى لقيادات الوزارة».

ويعتبر التوقيع الرقمي آمنا للغاية، ومتوافقا مع المعايير الأساسية العالمية، ويستخدم البنية التحتية الكاملة للمفتاح العام (PKI) وActive Directory للمصادقة ومتكامل مع الهيئة العامة للمعلومات المدنية (PACI)، وهي الجهة الرسمية التي توفر مصادقة التوقيعات الرقمية. ويستخدم نظام SharePoint لتعيين أدوار المستخدم، ويوفر Microsoft SQL خادم تشفير البيانات لطبقة أخرى من الأمن.

واستغرق الأمر حوالي 5 أشهر لإنجاز المشروع، عندما تم اتخاذ القرار في يونيو 2015 إلى أن تم نشر الحل الجديد في أكتوبر. وانتهت الوزارة في نشر التحول بعد شهر واحد من الانتهاء.

وبعد تنفيذ الحل بشكل كامل، ساعدت إدارات خدمات Microsoft في تدريب فريق تقنية المعلومات في الوزارة على كيفية إدارة SharePoint وقدمت الوزارة سلسلة من ورش عمل تدريبية لمساعدة العاملين على تعلم كيفية استخدام Office 365 والتوقيع الرقمي وثيقة إدارة حل جديد. وخلال ورش العمل، وتحميل الموظفين تطبيقات Office 365 لأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة النقالة، ومن ثم كيفية ممارسة استخدام الأدوات الجديدة.

ويقول عبدالغفار العوضي، الوكيل المساعد لشؤون المحاسبة العامة ان المشروع الجديد حول طريقة وزارة المالية في معالجة الوثائق، وزيادة الكفاءة، وجعل الحياة أسهل بالنسبة للمسؤولين في وزارة. على سبيل المثال، يقول العوضي، حافظات أوراق العمل الخاصة بوكيل الوزارة مليئة بالمراسلات بشكل يومي التي تتراكم خلال النهار، وتحتاج إلى عناية بها، ومع استخدام الطريقة الإلكترونية الجديدة يمكن الانتهاء منها خلال وقت محدود للغاية دون أي تأخير مع الحفاظ على زيادة الكفاءة في العمل والانتهاء منه خلال جدول زمني قصير، بالإضافة إلى الوفرات السنوية التي حققها النظام الجديد نظير الاستغناء عن طباعة الأوراق، وما شابه ذلك من عمليات ورقية.

© Al Anba 2016