عقود إدارة المرافق: أمور يجب معرفتها

20 10 2016

( التقرير من إعداد التميمي وشركاه باللغة الإنجليزية، ومترجم للعربية بواسطة "زاوية عربي")

لكي يحتفظ المشروع بقيمته، سواء كان مطارًا، منشأةً صناعية، محطة توليد كهرباء، مستشفى، برجًا تجاريًا، مشروعًا سكنيًا أو أي أصول أخرى، ولكي يظل جذابًا لمستخدميه وفعالًا على النحو المنشود، لابد من تشغيله وصيانته بشكل صحيح؛ ويتم ذلك عادة من خلال تعيين مدير مرافق بموجب عقد إدارة مرافق. 

بصرف النظر عن نوع المرفق، من المهم التأكد من أن عقد إدارة المرافق يحتوي على بعض الأحكام الأساسية لضمان استيفاء عقد إدارة المرافق للغرض المطلوب بشكل صحيح.

نطاق الخدمات وتبعات الإخلال  

تتمثل القاعدة الأساسية لأي عقد إدارة منشأة في أن النطاق الدقيق لخدمات إدارة المنشآت أو المرافق التي يتعين القيام بها من قبل مزود الخدمة قد وردت بوضوح في عقد إدارة المنشآت (بشكل نموذجي في اللائحة)؛ إلى جانب مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة المطلوب من مزود الخدمة تحقيقها. وينبغي أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا، حيث أنها بحاجة إلى أن تكون محددة بوضوح وكذلك قابلة للتقييم بشكل موضوعي. هذا ويشترط على مزود الخدمة عادةً أن يقدم إلى صاحب العمل "خطة عمل" تبين كيفية تصرف موفر الخدمة في أداء خدمات إدارة المنشآت، وتلبية مؤشرات الأداء الرئيسية إن لم تتجاوزها ويجب أن تكون خطة العمل في شكل "وثيقة حية"، وبالتالي ينبغي أن تخضع للمراجعة الدورية والتنقيح.

يجب أن تلبي مؤشرات الأداء الرئيسية المؤشرات الأساسية لخدمات إدارة المنشآت، وغالبًا ما تركز على أشياء مثل التواجد وأوقات الاستجابة، فضلاً عن جودة الخدمات الشاملة؛ ومع ذلك، فإن النطاق الدقيق لهذه المتطلبات يجب أن يكون مفصلاً لكل حالة على حدة.

لضمان المسئولية عن كل بند، من المهم أن يضمن مزود الخدمة أنه قد قام بتنفيذ كافة المعاينات المناسبة وعمليات التفتيش على الأصول، والتأكد من أنه قادر على إدارة هذا الأصل وفقًا للمعايير المنصوص عليها في عقد إدارة المنشآت؛ وبالتالي، سوف يقضي ذلك على مخاطرة سعي مزود الخدمة لإلقاء اللوم على مقاول المبنى حال وجود قصور في خدمات إدارة المبنى.

من الناحية العملية، فإنه حينما يكون الأصل عبارة عن مبنى جديد، فمن الأفضل أن يكون مزود الخدمة قد قام بمعاينة الأصل قبل تولى المسؤولية وكذلك حضور أي اختبارات عند اكتمال المبني بموجب عقد الإنشاء.  عليك أن تنظر في إدراج التزام على المقاول في عقد البناء لموافاة مزود الخدمة بالتدريب على تشغيل وصيانة الأصل.  وسيكون هذا بحاجة إلى معالجة في المراحل الأولى من المشروع بحيث يكون الممكن أن يشتمل عقد البناء على بنود لمعالجة تلك الأمور.

العقوبات

من أجل تحفيز مزود الخدمة على الامتثال لمؤشرات الأداء الرئيسية، فمن المعتاد فرض الغرامات المالية في حال الإخفاق في تلبية المتطلبات والشروط المتفق عليها؛ في حين يمكن أن تُمنح المكافآت إذا فاقت النتائج مؤشرات الأداء الرئيسية (وخاصة إذا كان هذا سيضفي منفعة مالية على صاحب العمل).

 ينبغي التفكير بعناية في أي نظام عقوبات خصوصًا من الناحية العملية مع الأخذ في الاعتبار بالخصائص المحددة للمشروع. فعلى سبيل المثال، تأثير انقطاع الخدمة الذي يحدث خلال ساعات غير ساعات الذروة قد يكون له تأثير أقل بكثير عما يكون عليه في حالة الانقطاع خلال ساعات الذروة؛ لذلك يجب أن ينعكس ذلك في نظام العقوبة

بالإضافة إلى ذلك، يجب توخي الحذر عند تحديد مبلغ أية عقوبات (حيث يجب أن يكون صاحب العمل قادرًا على استعادته دون الحاجة للتسبب في أي خسارة). يجب تحقيق التوازن بين العقوبات المالية المفروضة التي تعتبر كبيرة بما يكفي لتحفيز مزود الخدمة على أداء التزاماته بمقتضى عقد إدارة المنشآت، ولكن لا تكون مرهقة دون مبرر. ففي الواقع، يمكن أن يؤدي فرض عقوبات شديدة إلى نتائج عكسية يمكن أن تضر بالعلاقات التجارية وقد تضر بالتدفق النقدي لمزود الخدمة، وبالتالي تضر بقدرته على توفير ما يكفي من خدمات إدارة المنشآت.

من أجل تيسير استرداد المدفوعات المفروضة كعقوبة، سيكون من المعتاد لصاحب العمل الإصرار على وجود حق واضح في خصم قيمة العقوبات من الدفعات اللاحقة التي يستحقها مزود الخدمة؛ كما قد يرغب صاحب العمل أيضًا في إمكانية المطالبة بأي سند أداء من جانب مزود الخدمة (لاسيما إذا تجاوزت قيمة العقوبة المستحقة حداً معينا).

الحقوق عند الإنهاء 

في حين أن معظم الاتفاقيات التجارية الخاصة بحقوق الإنهاء أو الفسخ، في حال حدوث انتهاكات "مادية" للعقود بما يشكل خرقًا جوهريًا، قد تكون غير واضحة في سياق عقود إدارة المنشآت.

هذا الغموض بالإمكان تجاوزه بالإشارة إلى أن أساس الإنهاء قد تم تحديده في حالة حدوث انتهاكات معينة في نظام مؤشرات الأداء الرئيسية. فعلى سبيل المثال، يتم التنازل عن أي حق في الإنهاء في حالة ما إذا زادت قيمة الغرامات المالية المفروضة للإخفاق في الوفاء بمؤشرات الأداء الرئيسية عن القيمة المحددة، وهو الأمر الذي يشير إلى سوء الأداء بشكل متواصل أو حدوث مخالفة أساسية (أي في حالة التأخير بشكل كامل عن الفترة الزمنية المحددة).

وبعيدًا عن إنهاء عقود إدارة المنشآت وفقًا لما هو وارد في نظام مؤشرات الأداء الرئيسية، فإنه ينبغي أن تتضمن عقود إدارة المنشآت كذلك أسس معروفة للإنهاء (بما في ذلك في حالة الإعسار وأي خروقات لأي من قوانين مكافحة الفساد)، في حين أنه قد يرغب صاحب العمل كذلك في أن يكون لديه القدرة على إنهاء عقد إدارة المنشآت متى ارتأى ذلك ملائمًا بالنسبة له.

وينبغي أن يُوضع الفسخ لأغراض الموائمة في الاعتبار نظرًا لطول مدة عقود إدارة المنشآت بشكل نسبي (أي أن 5 سنوات لن تكون عادية)، في حين أن تغير الظروف التجارية يحدث بشكل سريع. وفي الواقع، فإنه يمكن تقييد حق صاحب العمل في إنهاء أي عقد لإدارة المنشآت كما يروق له ضمن إطار زمني محدد، مثل الذكرى السنوية الثالثة لتاريخ إبرام عقد إدارة المرافق.

وسواء كان مزود الخدمة على استعداد للموافقة على الحق في الإنهاء بالتراضي، فإنه يلزم تحديد ذلك بشكل كبير من خلال قوة المساومة التي يتمتع بها الطرف المعني وكذلك قيمة المبالغ المالية الخاصة بالتعويضات المستحقة لمزود الخدمة في حالة استخدام حقه في إنهاء العقد بالتراضي؛ ومن الممكن التطرق بشكل كبير للغاية إلى مشكلة خسارة الأرباح في أي من تلك المفاوضات التي يتم إجرائها في هذا الصدد.

رصد الأداء

بغض النظر عن كيفية صياغة نظام مؤشرات الأداء الرئيسية، فإنه سيكون لنظام مؤشرات الأداء الرئيسية قدر قليل من الأهمية العملية إلا إذا كان من الممكن رصد وتقييم مستوى أداء مزود الخدمة بشكل فعال.

وبالتالي، فإنه من المهم للغاية قيام مزود الخدمة بتقديم تقارير منتظمة (على أساس شهري كما هو معتاد) إلى صاحب العمل بشأن حالة خدمات إدارة المنشآت، وينبغي أن تشير تلك التقارير إلى بيانات (وأسباب) تلك الأشياء مثل انقطاع التيار، والحوادث والشكاوى.

وينبغي إكمال التقارير الشهرية من جانب صاحب العمل الذي قام بتحديد حقوق المعاينة والمراجعة بشكل واضح (بما في ذلك سجلات مزودي الخدمات والتي يستمر سريان مفعولها حتى بعد الفسخ).

الصيانة المنتظمة

من مسلمات الحياة تهالك وتلف الأشياء نتيجة للاستهلاك المتكرر، لذا، فإنه من المهم أن تتضمن عقود إدارة المنشآت حكمًا ملائمًا يقر بإجراء الصيانة المنتظمة؛ وهو ما يتم القيام به بشكل معتاد وفقًا لخطة الصيانة التي تم الاتفاق عليها من قبل من جانب صاحب العمل (بما في ذلك شروط وبنود النطاق والتكلفة).

يجب أن تأخذ آلية مؤشرات الأداء الرئيسية خطة الصيانة المنتظمة بعين الاعتبار (والتي ينبغي أن تحدث نتيجة الأعطال الخفيفة التي من الوارد وقوعها) وتتضمن استثناءات ملائمة. ومع ذلك، فإنه يلزم الانتباه إلى ضمان عدم تحديد المخالفات الواقعة من جانب مزود الخدمة بشكل غير صحيح مثل الصيانة المنتظمة، وبالتالي إعفاء مزود الخدمة من المسئولية بشكل خاطئ.

ينبغي أن توضح عقود إدارة المنشآت كذلك ما إذا كان صاحب العمل أو مزود الخدمة هو المسئول عن شراء قطع الغيار، وهو الأمر الذي يعتبر في غاية الأهمية عند نفاد أي مخزون لقطع الغيار المتوفرة من جانب مقاول البناء ويلزم شراء قطع الغيار بشكل مستقل. وغالبًا ما يبدو أن مزود الخدمة يضطر إلى قبول هذه المسئولية ويلزم في تلك الحالة أن تتضمن المكافئات المستحقة إلى مزود الخدمة هذه المسألة.

التوافق مع الغير

استنادًا إلى حقيقة أنه عادةً ما تهتم عقود إدارة المنشآت بتشغيل الأصول والمرافق، فإنه من المهم أن توضح صياغة عقود إدارة المنشآت أنه يتعين على مزود الخدمة عدم التأخير أو التعارض مع أو تعطيل العمليات اليومية التي يتم القيام بها في الأصول؛ ويلزم الاهتمام بكيفية تحقيق التواصل بين مزود الخدمة والمقاولين الآخرين بموقع العمل بشأن إدارة الاحتياجات وتوثيقها.

وبغية أن تكون أي من تلك البنود ذات جدوى، فإنه من المهم أن يكون مزود الخدمة على دراية كاملة باستخدام وتشغيل الأصول بشكل يومي؛ وهو عادةً ما يعني أنه يتعين على صاحب العمل الإفصاح عن أي من عقود الغير المبرمة إلى مزود الخدمات. وفي حالة ما إذا تعين على صاحب العمل الإفصاح عن أي من عقود الغير، فإنه ينبغي على صاحب العمل أن يكون على دراية بأي من أحكام السرية وكذلك الحاجة إلى حذف أي من المعلومات الحساسة من الناحية التجارية.

إجراءات إعادة الطرح

عادةً ما يقوم أصحاب العمل بإعادة طرح عقود إدارة المنشآت من جديد بشكل دوري، ويهدفون من وراء ذلك ضمان حصولهم على أعلى أسعار تنافسية في السوق؛ وبالتالي، فإنه من المهم مراعاة مدة العقد وأن تنص عقود إدارة المنشآت على إجراءات تسليم واضحة، والتي يسري مفعولها في حالة ما إذا قرر صاحب العمل تغيير مزود الخدمات.

ينبغي أن يتضمن إجراء التسليم أحد البرامج لتغيير مزود الخدمة لإدارة الأصول، وقد يطالب مزود الخدمة السابق بتزويد من يخلفه وينوب عنه بالدورات التدريبية اللازمة وكذلك الترخيص له باستخدام حقوق الملكية الفكرية لتقديم خدمات إدارة المرافق.

وينبغي إجراء المعاينة اللازمة على الأصول قبل انتهاء فترة سريان عقد إدارة المنشآت أو فسخه، كما ينبغي على مزود الخدمة معالجة أي من العيوب الواردة في الأصول التي تُعزى إلى مخالفة واردة من جانب مزود الخدمة؛ وينبغي أن يتمتع صاحب العمل بالحق في التعاقد مع الغير لمعالجة أي من تلك العيوب (على حساب مزود الخدمات) في حالة إخفاق مزود الخدمة في معالجة تلك العيوب بالشكل الملائم والمطلوب.

أحكام أخرى  

على الرغم من أن الأحكام التي جرى مناقشتها أعلاه تشكل حجر الأساس بالنسبة إلى عقود إدارة المنشآت الفعلية، فإنه من المهم تناول البنود الأساسية الأخرى بالشكل الملائم والمطلوب مع أخذ الصفقات التجارية بعين الاعتبار والأحكام المتفق عليها للالتزام بقوانين جهة الاختصاص ذات الصلة؛ ويتضمن ذلك تلك الأشياء التي يأتي من بينها التأمين، والقوة القاهرة، وضمان الأداء، والسداد والتعاقد من الباطن والبنود التي تتناول مسئولية الأطراف المعنية.  

© Al Tamimi & Company 2016